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Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Online-Schließfachverwaltung „Käthes Schließfächer“. Für die allgemeine Website des Fördervereins gilt dessen eigene Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

Förderverein Käthe-Kollwitz-Gymnasium Berlin e.V.
Dunckerstr. 65-66
10439 Berlin
schliessfach@fv-kkg.de

2. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

  • Anmeldung und Durchführung des Schließfach-Mietvertrags — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Zahlungsabwicklung per SEPA-Lastschrift inkl. Vorabankündigung — Art. 6 Abs. 1 lit. b.
  • Bestätigung des SEPA-Mandats (Double-Opt-In) — Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. a.
  • Eltern-Portal (Selbstauskunft, Änderung der Bankverbindung, Kündigung) via Magic-Link — Art. 6 Abs. 1 lit. b. Für die Rückzahlung der Kaution können Sie dort eine eigene Bankverbindung angeben; sie wird verschlüsselt gespeichert, über einen Bestätigungslink an Ihre hinterlegte Adresse bestätigt und mit der Vertragskapsel anonymisiert.
  • Turnusmäßige Anonymisierung abgeschlossener Mietverhältnisse — Löschpflicht bzw. Speicherbegrenzung, Art. 17 Abs. 1 lit. a / Art. 5 Abs. 1 lit. e. Ein Aufschub bei laufender Rückfrage oder Prüfung stützt sich auf Art. 17 Abs. 3 lit. e bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f.
  • Einmalige Bestandserfassung: Abgleich der tatsächlichen Fachbelegung beim Übergang vom bisherigen Papierverfahren — Art. 6 Abs. 1 lit. b; die dabei gespeicherte IP-Adresse der Einreichung dient allein der Missbrauchsabwehr am öffentlichen Formular, Art. 6 Abs. 1 lit. f. Bezieht sich eine Meldung auf ein Fach mit laufendem Vertrag, senden wir an die dort hinterlegte E-Mail-Adresse (sofern vorhanden) einen Bestätigungslink. Ist die in der Meldung angegebene E-Mail-Adresse bereits für eine bestehende Mieterin oder einen bestehenden Mieter hinterlegt, geht der Link an diese hinterlegte Adresse; ohne Bestätigung ordnen wir die Meldung dieser Familie nicht zu. Der Link ist befristet gültig, das Ablaufdatum steht in der E-Mail. Name, Telefon und Angaben zum Kind übernehmen wir erst nach dieser Bestätigung oder nach Rückfrage durch die Verwaltung bei der betroffenen Mieterin oder dem betroffenen Mieter (telefonisch nur über die bei uns hinterlegte Telefonnummer, persönlich oder schriftlich); dann halten wir fest, auf welchem Weg, von wem und wann die Meldung bestätigt wurde. Das schützt die gespeicherten Vertragsdaten vor einer Änderung durch Dritte — Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 5 Abs. 1 lit. d. Fehlen in einer Meldung Name, Kind oder Klasse, kann die Verwaltung die Angaben nachfordern: Dann senden wir an die in der Meldung angegebene E-Mail-Adresse einen befristet gültigen, einmal nutzbaren Link, über den sich die Meldung ergänzen lässt. Die E-Mail nennt nur die Fachnummer und den Zeitpunkt der Meldung; wir halten fest, wer die Angaben wann nachgefordert hat und wann sie ergänzt wurden. Eine Ergänzung hebt eine vorherige Bestätigung auf — Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 5 Abs. 1 lit. d.
  • IT-Sicherheit und Missbrauchsabwehr (Logs, Login-Sperren) — berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Missbrauchsabwehr des Systems, Art. 6 Abs. 1 lit. f.
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen (Audit-Log) — berechtigtes Interesse an der revisionssicheren Nachvollziehbarkeit bzw. rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. f / lit. c.
  • Gesetzliche Aufbewahrungspflichten — Art. 6 Abs. 1 lit. c.

3. Verarbeitete Datenkategorien

  • Vertragspartner:in (Eltern): Name, E-Mail, Telefon.
  • Nutzer:in des Fachs (Schüler:in, ggf. minderjährig): Name, Klasse, Körpergröße (nur zur Fachgröße). Daten Minderjähriger sind besonders geschützt.
  • Bank-/Zahlungsdaten: IBAN (verschlüsselt gespeichert, maskiert angezeigt), Kontoinhaber:in, SEPA-Mandat.
  • Vertragsdaten: Fach, Beträge, Laufzeit, Schlüssel, Kündigung oder Stornierung sowie interne Bemerkungen der Verwaltung.
  • Portal: E-Mail (Magic-Link), Zeitpunkt des letzten Logins.
  • Bestandsmeldung (einmalige Erfassung): gemeldete Fachnummer, Name der mietenden Person, Name und Klasse des Kindes, E-Mail, Telefon, Schlüsselnummer, IP-Adresse der Einreichung, Versand und Zeitpunkt der Bestätigung über die hinterlegte E-Mail-Adresse oder nach Rückfrage durch die Verwaltung (Art der Bestätigung, bestätigende Person der Verwaltung und eine optionale Notiz dazu), die Zuordnung zur Mieterin oder zum Mieter, an die oder den der Link ging oder für die oder den bestätigt wurde, Zeitpunkt und Person der Verwaltung einer Nachforderung fehlender Angaben, Zeitpunkt der Ergänzung durch die meldende Person sowie eine interne Bemerkung der Verwaltung.
  • SEPA-Mandat: Kontoinhaber:in, IBAN, Kreditinstitut, Mandatsreferenz sowie Zeitpunkt und IP-Adresse der Bestätigung — letztere als Nachweis des Double-Opt-In (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Sie fällt mit den übrigen personenbezogenen Angaben des Vertrags.
  • Schlosstausch am Fach: Name der Person, die den Tausch vorgenommen hat, und eine interne Notiz dazu (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Ereignis selbst — Fach, Datum, Grund — bleibt als Inventarnachweis; der Name und die Notiz werden nach Ablauf der Frist entfernt.
  • Schuljahreswechsel: die Person, die den Wechsel ausgelöst oder bestätigt hat (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Lauf selbst mit seinen Zahlen bleibt als Nachweis; die Person wird nach Ablauf der Frist entfernt.
  • E-Mail-Versandprotokoll: Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der versendeten Nachricht (darin Name des Kindes, Klasse, Fachnummer und Beträge), Sendestatus sowie die Zustellversuche einschließlich der Antwort des Mailservers.
  • Missbrauchsabwehr an den öffentlichen Formularen: E-Mail-Adresse und IP-Adresse werden gezählt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gespeichert wird dabei nicht die Angabe selbst, sondern ein nicht zurückrechenbarer Hashwert davon.
  • Server-/Zugriffslogs: IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, Antwortstatus, übertragene Datenmenge, aufrufende Seite (Referer), User-Agent. In den Protokollen der Anwendung werden Einmal-Zugänge in der Adresse vor dem Schreiben gekürzt.
  • Audit-Log: Änderungen mit handelnder Person und Zeit (IBAN redigiert).
  • Aufschub einer Anonymisierung: Vertragsnummer, Grund im Freitext, Wiedervorlagedatum und die entscheidende Person. Der Grund wird mit den Angaben des betreffenden Vertrags entfernt.

Die Daten der Schüler:innen werden im Rahmen des Vertrags durch die Eltern bzw. Erziehungsberechtigten bereitgestellt (Erhebung nicht bei der betroffenen Person, Art. 14 DSGVO); Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist der mit den Eltern geschlossene Vertrag.

4. Empfänger / Auftragsverarbeiter

  • Hosting/Betrieb: netcup GmbH, Daimlerstr. 25, 76185 Karlsruhe (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).
  • Bank / Zahlungsdienst: Deutsche Bank AG.
  • E-Mail-Versand: netcup GmbH, Daimlerstr. 25, 76185 Karlsruhe.

Es findet keine Übermittlung in ein Drittland statt. Die Anwendung bindet keine externen Dienste ein: Schriftarten werden selbst gehostet (keine Google-Fonts-/CDN-Aufrufe), es gibt kein externes Tracking und keine Werbe-/Marketing-Cookies. Zur Reichweitenmessung wird ausschließlich eine aggregierte Zugriffsstatistik geführt: Summen je Tag für Seite, Geräteklasse, Browserfamilie und Herkunft (keine IP-Adressen, keine Cookies, kein externes Tool, keine Einzelsitzungen; von verweisenden Websites nur der registrierte Domainname).

5. Cookies

Es werden nur technisch notwendige Cookies gesetzt (Sitzung, CSRF-Schutz sowie – falls aktiv – der Seiten-Passwortschutz). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

6. Speicherdauer

  • Buchungsdaten des Vertrags (Beträge, Daten, Vertragsnummer): für die Vertragslaufzeit, danach gesetzliche Aufbewahrungsfristen (steuerlich bis 10 Jahre).
  • Personenbezogene Angaben am Vertrag (Bank- und Mandatsdaten samt IBAN und Kontoinhaber:in; IP-Adresse aus der Bestandsmeldung; Klasse und Körpergröße des Kindes; Kontaktdaten (Telefon, E-Mail); Namen der mietenden Person und des Kindes; die Prüfzeile aus der einmaligen Alt-Datenübernahme (Namen, Kontakt, IBAN); die Zuordnung der Meldung zu einer Mietkette; interne Freitexte (Bemerkungen, Gründe, Reservierungszwecke)): 12 Monate, nachdem das Mietverhältnis abgeschlossen ist — alle Verträge beendet oder storniert, keine Forderung mehr offen, eine etwaige Kaution abgewickelt. Die Entfernung wird dann zur Freigabe vorgelegt und von einer verantwortlichen Person ausgelöst. Beträge und Zahlungen, Vertragsnummer und Laufzeiten, Fach und Belegungszeitraum bleiben für die gesetzlichen Fristen bestehen. Die verbleibenden Angaben sind über die Vertragsnummer weiterhin einem Vorgang zuzuordnen und damit pseudonym, nicht anonym; sie bleiben bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist personenbezogen. Der Name der zahlenden Person auf einer importierten Kontobewegung bleibt dabei im Klartext bestehen, solange die kaufmännische Frist läuft — er ist Teil des Bankbelegs und darf nicht verändert werden. Verknüpfungen, die keine gesetzliche Aufbewahrung trägt — etwa zu einer Schadensmeldung oder einer Importzeile — werden im selben Vorgang gelöst.
  • Bank- und Zahlungsdaten: Kontoinhaber:in, IBAN und SEPA-Mandat werden mit den übrigen personenbezogenen Angaben des Vertrags entfernt. Eine importierte Kontobewegung ist dagegen ein Buchungsbeleg und bleibt vollständig erhalten — Zahlername und Verwendungszweck sind sein Inhalt. Sie wird danach ganz gelöscht, Aufbewahrung ab dem Ende des Kalenderjahres: 10 Jahre.
  • Prüfzeilen aus der einmaligen Übernahme der Altdaten (sie enthalten neben den Namen auch Kontoinhaber:in und IBAN): mit dem Vertrag, der aus ihnen entstanden ist. Eine Zeile, die nie zu einem Vertrag wurde: 12 Monate.
  • Angaben aus einer abgebrochenen Anmeldung (die Bestätigung per E-Mail wurde nie abgeschlossen) oder einer Dublette, die zu keinem Vertrag geführt hat: Namen, Kontaktdaten, Klasse und Körpergröße sowie Kontoinhaber:in und IBAN des zugehörigen SEPA-Mandats. Aufbewahrung ab der letzten Änderung: 3 Monate. Der Antrag wird dabei als abgelehnt abgeschlossen. Eine bestätigte Anmeldung, die noch auf eine Fachzuweisung wartet, wird nicht automatisch entfernt — sie ist offen und wird bearbeitet; eine feste Frist gilt für sie daher nicht.
  • Angaben aus einer Bestandsmeldung: zusammen mit den personenbezogenen Angaben des Vertrags, auf den sie sich bezieht. Eine Meldung ohne Vertrag: 12 Monate; die IP-Adresse der Einreichung: 6 Monate.
  • Server-/Zugriffslogs: 14 Tage.
  • Text einer E-Mail, deren Zustellung nicht bestätigt ist (er kann einen einmalig gültigen Zugangslink enthalten): 30 Tage. Der Text einer als zugestellt bestätigten E-Mail wird sofort nach dem Versand entfernt. Empfänger, Zeitpunkt und Zustellstatus bleiben als Nachweis bestehen, bis die Aufbewahrung des Änderungsprotokolls abläuft; dasselbe gilt für die Rückmeldung des Mailservers zu einem Zustellversuch.
  • Audit-Protokoll: Es hält auch den vorherigen Wert eines geänderten Feldes — bei einer Anonymisierung werden diese Werte jedoch im selben Vorgang aus dem Protokoll entfernt, der Eintrag selbst bleibt als Nachweis bestehen. Für das technische Änderungsprotokoll der Administrationsoberfläche gilt dasselbe: Es wird nach derselben Frist entfernt, und bei einer Anonymisierung wird die dort gespeicherte Bezeichnung der betroffenen Person im selben Vorgang ersetzt. Aufbewahrung: 12 Monate.
  • Name der Person an einem Schlosstausch samt Notiz: 24 Monate; das Ereignis selbst bleibt.
  • Auslösende Person eines Schuljahreswechsels: 24 Monate; der Lauf mit seinen Zahlen bleibt.
  • Nachweis der Mandatsbestätigung: Zeitpunkt und IP-Adresse der Bestätigung (Double-Opt-In) bleiben länger als die übrigen Mandatsdaten — sie belegen, dass die Bestätigung von der berechtigten Person kam. Für ein Mandat, das auf dem Papierformular erteilt und übernommen wurde, gilt dasselbe für das Datum der Unterschrift, sofern es erfasst ist, und den Zeitpunkt der Übernahme. Die Frist zählt ab dem letzten Einzug, weil ein Widerspruch gegen eine Lastschrift daran anknüpft: 14 Monate.
  • Notizen an Fach und Schrank: Freitextfelder am Inventar können Namen enthalten (z. B. „Ersatzschlüssel bei Familie …“). Sie werden nach der letzten Änderung der Notiz geleert; Fach, Nummer, Zustand und Schlüsselangaben bleiben. Frist: 24 Monate.
  • Zusammengestellte Auskunft: Verlangen Sie Auskunft nach Art. 15, stellen wir die Angaben zu einem Bericht zusammen und halten ihn zum Abruf bereit. Der Abruflink gilt 72 Stunden. Der Bericht selbst wird nach Ablauf der folgenden Frist geleert, gerechnet ab der Freigabe; was bleibt, ist der Nachweis, dass und wann Auskunft erteilt wurde. Dieselbe Frist gilt für die internen Vermerke zum Vorgang — wie die Identität geprüft wurde und, bei einer Ablehnung, warum; gerechnet ab dem Abschluss des Vorgangs. Frist für den Bericht: 30 Tage.
  • Register der vergebenen Mandatsreferenzen: Jede jemals vergebene Mandatsreferenz wird mit ihrem Vergabezeitpunkt festgehalten — ohne Namen und ohne Verknüpfung zu einer Anmeldung. Das Register verhindert, dass eine Referenz ein zweites Mal vergeben wird; andernfalls würde ein Lastschrifteinzug der falschen Person zugeordnet. Es wird deshalb dauerhaft aufbewahrt und ist von der Löschung ausgenommen — auch von einem Löschverlangen, weil die Sperre sonst ihren Zweck verlöre.
  • Anmeldungen an der Verwaltung: Jeder Anmeldeversuch an den internen Zugängen wird mit Benutzername, IP-Adresse, Browserkennung und Zeitpunkt festgehalten — zur Abwehr von Angriffen auf die Zugänge. Diese Angaben betreffen die Mitarbeitenden der Schließfachverwaltung, nicht die Mietparteien. Aufbewahrung: 90 Tage.
  • Zwischenspeicher zur Missbrauchsabwehr: Die öffentlichen Formulare sind gedrosselt. Dazu wird aus der Eingabe (E-Mail-Adresse bzw. IP-Adresse) ein nicht zurückrechenbarer Hashwert gebildet und mit einem Zähler kurzzeitig gespeichert; die Adresse selbst wird dort nicht abgelegt. Der Eintrag verfällt nach wenigen Stunden und wird anschließend wöchentlich entfernt.
  • Verschlüsselte Backups: 30 Tage.
  • Aggregierte Zugriffsstatistik (Summen je Tag): ca. 13 Monate.

7. Rechte der betroffenen Personen

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit). Kontakt für Betroffenenrechte: schliessfach@fv-kkg.de.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Für den Abschluss und die Durchführung des Schließfach-Mietvertrags ist die Bereitstellung von Name, Kontaktdaten sowie Kontoinhaber:in und IBAN erforderlich. Ohne diese Angaben kann der Vertrag nicht geschlossen bzw. der SEPA-Einzug nicht durchgeführt werden. Weitere Angaben (z. B. Telefon, Körpergröße) sind freiwillig. Für eine Bestandsmeldung sind E-Mail-Adresse, Fachnummer, Ihr Name, der Name des Kindes und die aktuelle Klasse erforderlich; ohne sie kann die Meldung nicht zugeordnet werden und wird nicht angenommen. Telefon und Schlüsselnummer sind freiwillig.

10. Technische und organisatorische Maßnahmen (Auszug)

  • Transportverschlüsselung (TLS/HSTS)
  • Verschlüsselung der IBAN at rest
  • Verschlüsselte Backups
  • Rollenbasierte Zugriffskontrolle mit maskierter IBAN-Anzeige
  • Starke Passwort-Hashing-Verfahren (Argon2)
  • Brute-Force-Sperren bei Anmeldeversuchen
  • Append-only Audit-Log

Stand dieser Datenschutzerklärung: 31.10.2026.